在某些場合下，開源和雲計算這兩大替代方案可以取代Office。
如果說有哪一款應用軟件是人人都有、而且須臾離不開，恐怕非微軟Office莫屬。不過，最新版本的Office得到的反響卻是褒貶不一，這是由於經過改頭換面的用戶界面一方面引起了某些方面的問題，另一方面加強了與讓許多IT人士感興趣的微軟協作技術之間的聯系。不過最新版Office是針對遲遲未得到采用的Vista環境進行了優化。
與此同時，更多的人在采用Apple公司的Macintosh，不過其最新的Office版本因特性和功能沒有真正落實到位而遭到猛烈抨擊。而桌面Linux社區希望，最近市場上湧現的一批成本超低的個人電腦和筆記本電腦有望促動人們采用Linux，並且促動需要基於Linux的辦公生產力軟件。因而，現在正是看一看離開微軟Office能不能過活的時候。
在個人電腦的早期日子，微軟Office面臨好幾個強勁的競爭對手；而如今，市場上的商用產品只剩下微不足道的WordPerfect服務，僅此而已。Mac用戶可以選擇使用Apple的iWork套件；雖然該套件非常適用於處理基本任務，但主要面向可視化文檔的制作，而不是大企業的工作流。
但如今從兩個不同的領域：雲計算服務和開源軟件出現了新一代的競爭對手：Google Docs、IBM Lotus Symphony、OpenOffice.org和Zoho。盡管許多公司積極采用軟件即服務（SaaS），用於從客戶關系管理（CRM）到安全的企業應用、采用開源軟件用於服務器操作系統和基礎設施組件的固件，但相比之下，它們極不願意讓桌面生產力軟件改用開源或者雲計算環境。不過，競爭產品的特性功能和用戶界面已得到長足發展，足以處理個人生產力任務，因而值得考慮。
所以，改用Office替代產品似乎不無道理。但如何開始著手真正改用替代產品呢？這裡有幾個因素需要考慮清楚，因為技術絕不是你在考慮從市場領導產品改用不大成熟的競爭產品時需要考慮的惟一問題。每個方面都需要成本。
培訓的成本
考慮使用Office替代產品的公司當然要事先料到改變帶來的高昂成本。微軟Office的其中一個主要優點就是許多人知道如何使用其應用程序。如果改用替代產品，可能需要力度相當大的培訓――特別是大量使用Excel的用戶，他們經常利用這個產品中重要、有時候天生就很復雜的功能。另外別忘了這點，改寫每月為公司創建管理儀表板（executive dashboard）報告機制的所有Excel宏命令也需要成本。
有些人提到，Office 2007中采用的新用戶界面為嘗試使用新的應用程序提供了一個機會，因為Office 2007 中使用的“ribbon”工具欄與之前Office版本中的工具欄截然不同。像OpenOffice.org這些應用軟件套件所需的用戶培訓可能不需要新版本的微軟Office那麼多；OpenOffice.org擁有類似Office 2003的用戶界面。
現在有許多第三方選擇可用來對用戶進行微軟Office產品方面的培訓。但說到對員工進行使用其他個人生產力套件方面的培訓，選擇余地卻要小得多。公司內部開發應用軟件培訓課程可能需要高昂成本，不過內部課程的優點在於能夠關注本公司的獨特使用模式和標准。
許多公司覺得沒有必要為每個員工提供微軟Word和Excel方面的培訓，因為許多員工在上崗位之前就用過這類軟件。但員工對其他軟件包之前可能沒有這樣的熟悉程度――個別情況除外。比如在法律領域，WordPerfect仍普遍使用，法律人員一般都用過該服務。
即便解決了培訓問題，仍然存在其他問題，其中有些問題涉及合作伙伴、客戶和供應商使用的軟件。
兼容的成本
在通過標准委員會而統一標准的文件格式比比皆是的市場，如今最常使用的一種文檔格式就是微軟Word的DOC文件。沒錯，還有另外幾種常見文件格式，比如RTF；許多Office替代產品能夠打開Office文件格式，並且保存成這種格式。但保存成這種格式以便與Office用戶共享可能不盡如人意。在越來越依賴相互協作的商業環境下，這些文件格式問題可能會成為絆腳石。
如果討論的對象由文字處理程序變成電子表格程序，這種情況就更糟糕。許多企業的商業智能和資源規劃軟件包使用Excel作為數據收集職能部門的桌面前端程序，它們高度依賴Excel的格式及其VBA宏命令編程功能。比方說，雖然Zoho能夠導入Excel電子表格文件，也允許編寫VBA格式的宏命令，但用戶界面大不一樣；而且樣式導入功能非常有限，因而就無法成為在 “默認情況下”替代公司環境下微軟Excel的完美方案。
支持的成本
有些人希望試用主流應用軟件之外的替代產品，技術支持對他們歷來是一大障礙；從某種程度上來說，當前的一系列替代產品仍是這種情況。Zoho和IBM都開展了合作伙伴項目，以便開發提供產品支持的渠道；OpenOffice.org和Google Docs都擁有龐大的用戶論壇，可以為出現的問題提供同行之間的支持。但這些套件沒有一個可以為公司提供與微軟Office同樣的支持級別，不過它們都擁有支持機制。
如果公司希望讓用戶可以靈活地選擇個人生產力軟件，支持問題就變得更重要。這種情況下，IT支持人員必須學會及支持一種主要的生產力套件（通常是微軟Office）以及使用的其他所有套件。許多IT管理人員最怕遇到這種情況，因為他們手下的員工需要不斷學用新的應用程序，以便支持每一個用戶。對這些管理人員而言，支持和兼容成本很容易攀升，從而使改用微軟Office之外的任何生產力套件的舉動都靠不住。
評估選擇方案
在目前現有的四大微軟Office替代產品當中，三款完全可以用作公司軟件庫當中的個人生產力套件來使用。在這四款產品中，只有Google Docs似乎還沒有完全准備好擔當公司應用的重任。它適用於臨時的小項目或者某種特殊用途，但特性和功能實在太有限了，無法與微軟Office相抗衡。谷歌的開發團隊（以及大批的第三方開發商）編寫了眾多出色的工具用於在網上發布Google Docs裡面的數據，但這些工具彌補不了這個弊端：缺少文字處理和電子表格這兩種應用程序當中一些很基本的功能。
OpenOffice.org和Zoho都有能力充當許多公司的個人生產力解決方案。傳統上，OpenOffice.org部署在眾多工作站上，而Zoho可以說是通過雲計算環境提供的應用程序的典范，特別是在小企業市場。雖然兩者在與微軟Office之間導入導出文件方面都稱不上完美，許多單個應用程序也不具有諸多特性和功能，但它們具有平台獨立和無需許可費這兩大優點，值得考慮。
另一方面，Lotus Symphony有利也有弊。它擁有三個精心設計的應用程序，但整個套件的功能不及OpenOffice或者Zoho，因為它並不提供數據庫、通信或者協作等功能。如果你能夠以其他某種方式來處理這些功能，Symphony也許能夠勝任個人生產力應用的重大功能：文字處理、電子表格和文檔演示。Symphony Write特別擅長於創建及組織復雜文檔――另外還有比較全面的輔助程序，它有望成為這個市場不可小觑的競爭產品。
如今用戶個人和小公司在選擇個人生產力套件時，有幾個合理的方案可以考慮選擇。特別是，OpenOffice.org和Zoho都集成了功能強大的一套應用程序，它們是個人生產力領域的真正競爭產品。不過對於大多數比較大的公司而言，現有微軟Office用戶的強大惰性會給改用另一款套件帶來難度。至於最新版本的微軟軟件出現的改變是不是值得克服這種惰性，將取決於每個替代產品會如何繼續改進、面對變化的用戶在多大程度上願意嘗試其他替代方案