電子郵件是當今世界使用最廣泛的溝通方法之一，它具有迅速、快捷、方便、無紙化、不受時空限制、成本幾乎為0等非常多的優點。
集團電子郵件就是基於本公司域名的大批量用戶的專用郵件系統。例如如貴公司申請的域名為xxx.com，則貴公司的郵件地址也就類似[email protected]。一個正式的企業，應該有屬於自己的集團電子郵件系統。
公共郵件系統一般是基於其它非本公司域名的專門對外開放的郵件系統，如平常大家在網上申請的類似[email protected]、[email protected]的郵件地址。
建立集團電子郵件系統一般有2個方案：
企業提供獨立域名，租用其它專業郵件服務商的郵件系統；
企業在自己公司局域網內部服務器上建立完全屬於自己的郵件系統。
企業架設自己專有的郵件系統的收益在於：
方便快捷。所有文檔可在極短時間內傳遞到公司所有人，包括含有很大附件的郵件；其它郵件系統一般不可以傳遞大附件，造成使用上的麻煩。
節省紙張與打印耗材。使用郵件系統，就大量省去了原始的打印、復印所造成的辦公耗材浪費。集少成多，一年算下來，省下的耗材價值是很驚人的。
節省人力。使用郵件系統，把原來由辦公室文員所做的文件分法傳遞工作交由系統來處理，間接的節省了人力開支。
可管理性高。郵件系統安裝在自己企業內部，系統管理員可按照公司指定的使用策略任意配置郵件服務器，從而達到最高的使用效率。
節省硬件設備。如果郵件量不是非常大，那麼郵件服務器還可以與其它應用服務共用同一台主機，從而再次節省了成本。
節省Internet互聯網的接入帶寬。一般的，企業每日所收發的郵件中，有95％都是企業內部的，即是不用經過Internet互聯網的；如果采用公共郵箱，那麼所有郵件都要經過Internet互聯網繞一圈再回到企業局域網內部，這就極大的占用了Internet互聯網的接入帶寬，造成了帶寬浪費。